פעמים רבות נדרש ארגון או משרד להעביר מסמכים לחתימה מקורית, לעיתים בכמה עותקי מקור, ולצורך כך מודפסים ונשלחים בפקס, בדואר או באמצעות שליח מאות רבות של עמודים, עבור כל מסמך. לכן, שילוב חתימה אלקטרונית בתוכנות ניהול מסמכים ותוכנות אחרות בשימוש המשרד חוסך בעלויות, ובזמן עבודה.

ניתן להתקין את החתימה האלקטרונית באופן שאינו משנה את נהלי העבודה הקבועים במשרד, רק מקל עליהם, ותוך שמירה על אבטחת אמצעי החתימה. ניתן לאבטח את אמצעי החתימה מפני שימוש בידי אלה שאינם מורשים לכך, באמצעות סיסמא מזהה או אמצעי זיהוי ביומטריים.

החתימה האלקטרונית מתבצעת על ידי תוכנה המיועדת לכך, למשל תוכנת Sign & Verify. כאמור, התהליך דומה מאד לזה המתבצע בעת שימוש בכרטיס אשראי – המשתמש מכניס לקורא כרטיסים, שמחובר למחשב, כרטיס חכם, שעל גבו תעודה אלקטרונית המאפשרת למחשב לזהות אותו. לאחר שהמשתמש מקיש את הסיסמא שלו, הוא יכול לבצע חתימה אלקטרונית.