שירותים הנחוצים למשרדים

בעלי משרדים צריכים לתאם מגוון רחב של שירותים על מנת להעניק תנאים נאותים עבור העובדים, הלקוחות והספקים. במאמר הבא נציג את עיקרי השירותים וגם נסביר כיצד כדאי לבחור אותם

בחירה נכונה של שירותים מסוימים יכולה לשפר בצורה דרמטית את תפוקת העבודה של המשרד. בכל משרד ללא יוצא מן הכלל יש צורך בשירותים שונים, שניתנים בדרך כלל על ידי ספקים חיצוניים ומיועדים בחלקם עבור העובדים ובחלקם עבור הלקוחות. עם זאת, סוגי השירותים עצמם לא תמיד ברורים עבור בעלי משרדים ולכן גם קשה לפעמים לבחור אותם בצורה מוצלחת.

הדרך הכי טובה לבחור שירותי משרד היא להתחיל בהגדרת צרכים וסדר עדיפויות. בגלל שלבעלי משרדים יש מטבע הדברים תקציב מוגבל, כדאי להם לדעת היטב במה הם מוכנים להשקיע אותו ועל מה הם רוצים לוותר. לאחר מכן, כל שנותר הוא ליצור קשר עם ספקי השירותים ולברר לגבי מחירים וזמינות.

הבדלים בין סוגי שירותים למשרד

הנה למשל מספר שירותים שבלעדיהם כמעט בלתי אפשרי להפעיל אף סוג של משרד ובית עסק בארץ ובעולם:

א. שירותי ניקיון – המשרד צריך להיות נקי על מנת שהעובדים ירצו להגיע אליו. בנוסף, לניקיון יש השפעה על הרושם הראשוני שאותו מקבלים הלקוחות. כפועל יוצא מכך, שירותי ניקיון למשרדים צריכים להיות מתואמים באופן קבוע ואפשר לבחור מראש האם רוצים להזמין אותם אחת ליום, אחת לשבוע או אחת לתקופה ארוכה יותר – לפי הצרכים והיקף הפעילות.

ב. שירותי תחזוקה – בעלי משרדים צריכים לתאם שירותי תחזוקה על מנת להבטיח שכל התשתיות, הציוד ומכשירי החשמל שעומדים לרשותם יתפקדו בצורה תקינה. אם אחת המערכות החיוניות של המשרד לא פועלת בצורה שעולה בקנה אחד עם הצרכים של העובדים, המשמעות היא פגיעה בתפוקה ולכן גם ירידה בהכנסות.

ג.  שירותי הדברה – הדברה תקופתית מאפשרת למנוע חדירת חרקים ומעופפים שונים אל תוך המשרד. את סוג ההדברה בוחרים לפי המיקום הגיאוגרפי של המשרד ולפי גודל השטח. כמו כן, יש להביא בחשבון משרדים עם או בלי מרפסת, גינה או כל סוג של חלל חוץ אחר.

ד. שירותי חשבונאות – בעלי משרדים קטנים בדרך כלל משתמשים בשירותי חשבונאות חיצוניים. זה נכון שאצל חברות גדולות מתבצעת הנהלת חשבונות במחלקה שאחראית על כך, אך אצל בעלי משרדים קטנים המצב מעט שונה.

ה. שירותי מחשוב ותקשורת – אי אפשר לדבר על שירותים למשרד בלי להזכיר את המחשוב והתקשורת. במובן מסוים, בעלי משרדים תלויים בשירותי מחשוב ותקשורת על מנת לבצע את העבודה שלהם. לכן שירותי המחשוב והתקשורת נדרשים להיות מתואמים עבור המשרד בצורה קבועה ומקצועית.

לסיכום, יש מגוון רחב של שירותים שמיועדים עבור בעלי משרדים. הסוד הוא להתאים את אופי השירות לצרכים של כל משרד ולא להתפשר על מקצועיות.