האופן שבו בוחרים לצלם סוגים שונים של מסמכים נקבע לפי צרכי הלקוחות. עם זאת, כדאי להכיר את ההבדלים בין השיטות השונות ולהשתמש במידע הזה על מנת לבחור בית דפוס או מכון העתקות.
צילום מסמכים הוא שירות שמבוצע על ידי בתי דפוס ומכוני העתקות בכל רחבי הארץ. בין היתר, קהל היעד של השירות כולל בתוכו אנשי מקצוע כגון אדריכלים ומהנדסים, גופים ציבוריים כמו עיריות מקומיות וגם גופי רגולציה מטעם המדינה והרשויות. בכל אחד מהמקרים האלה, הדרישות של הלקוח הן אלו שקובעות באיזה אופן המסמכים יצולמו ומה יהיה ההיקף של הפרויקט.
מבחינת הלקוחות, אחד הדברים החשובים ביותר הוא להכיר את ההבדלים בין השיטות השונות לצילום מסמכים. ככל שהלקוחות מכירים טוב יותר את ההבדלים בין השיטות, כך עולה הסיכוי שהם ימצאו את הטכניקה הנכונה עבורם. בפועל, אפשר גם לחלק את ההבדלים בין השיטות לכמה קטגוריות:
א. סוגי מכונות – צילום מסמכים אפשר לבצע עם מכונות סריקה רגילות, פלוטרים גדולים, מכונות תעשייתיות וכן הלאה. ככל שיש יותר מסמכים שאותם צריך לצלם ולהעתיק בתוך זמן קצר, כך עולה הדרישה לשימוש במכונה גדולה יותר. לשם השוואה, יש גם מסמכים שמיועדים להעתקה במכונות אור ומסמכים שאותם מעתיקים באמצעים דיגיטליים.
ב. איכות צבע – איכות הצבע היא פרט טכני שקובע באיזה שיטה יהיה הכי נכון להשתמש על מנת לצלם את המסמכים באופן מדויק. במסגרת בחירת איכות הצבע, מביאים בחשבון את ההבדלים בין שיטות הצילום וגם ההדפסה. בנוסף, אפשר להגדיר את איכות הצבע המבוקשת טרם תחילת הפרויקט של צילום מסמכים.
ג. צילום ללא מגבלת אורך – צילום מסמכים ללא הגבלת אורך נדרש גם בצבע וגם בשחור ולבן. ברוב המקרים, אלו שירותי צילום מסמכים שמיועדים עבור תחומים שבהם ההתעסקות היום יומית היא עם מסמכים שהם לא בגודל סטנדרטי. בשביל לצלם מסמכים שהם לא בגודל סטנדרטי, משתמשים במכונות צילום חדשניות שבנויות לכמויות גדולות.
ד. העתקות וצילום בפורמט רחב – העתקת מסמכים כגון תכניות בנייה, תכניות אדריכליות ותכניות בנייה עירוניות של רשויות מקומיות מתבצעת עם הפלוטר. ספציפית עם פלוטר, המטרה היא לנצל את היתרונות של המכונה על מנת לבצע העתקה בפורמט רחב ולמסמכים שחורגים בדרך כלל מהגבולות של מכונות הצילום הסטנדרטיות.
איך בוחרים שירותי צילום מסמכים?
הדבר החשוב הוא לבחור שירותי צילום מסמכים על פי המטרה שאותה מנסים להשיג. בשלב הראשון, אפשר להתייעץ עם אנשי מקצוע לגבי הבדלים בין שיטות צילום. בשלב השני, מביאים בחשבון את המפרט הנדרש ואת איכות התמונה המבוקשת. לאחר מכן, ניתן להיכנס לעובי הקורה ולהשוות בין שיטות שונות לצילום מסמכים גם לפי המחיר.
כמו כן, במהלך השוואה בין שיטות לצילום מסמכים צריך לקבל מראש מידע על התחייבות ללוח זמנים. היות והשירות הזה מיועד מטבעו לקהל יעד עסקי ומסחרי, אין מקום לפשרות בכל הנוגע ליכולת של מכון העתקות מקצועי או בית דפוס לעמוד בלוח הזמנים שהוגדר. אם בבתי הדפוס או מכוני ההעתקות לא עומדים בלוח הזמנים, התוצאה עלולה להיות פגיעה אנושה במוניטין של הלקוח.
המלצות על מכון העתקות
עוד דרך לבחור את השיטה הנכונה עבור צילום מסמכים היא לקבל המלצות. עבור אנשי מקצוע, הפעולה המתבקשת תהיה לקבל המלצות מקולגות. עבור אנשים פרטיים, ההמלצות בדרך כלל יגיעו מחברים ובני משפחה.
במידה ולא מכירים באופן אישי מישהו שכבר השתמש בשירותי העתקות והיה מרוצה, אפשר להרחיב את החיפוש בעזרת מידע מאתרי האינטרנט והרשתות החברתיות.
